Excel・PDFでの記録、いつまで続ける？──工数と確実性を自分で見積もって、設備カルテへ移る目安を決める

はじめに

SOMPIPE・SOMEQUIPで測り、PDFを保存して、Excelに転記して傾向を見る。この運用は、設備が少ないうちは十分に回ります。ただ、設備や担当者が増えるにつれて、「転記が追いつかない」「記録が抜けていないか不安」と感じる場面が出てきます。

この記事では、その感覚を「気のせい」で終わらせず、手間（工数）と記録の確実性の2つを、自分の数字で見積もる方法を紹介します。見積もった結果、今のままで十分だと分かれば、それも正しい答えです。

💡 この記事で得られること

手作業の記録にかかっている時間と、記録の抜けや誤りを、自分で見積もる方法
工数と確実性の2軸で、続けるか移るかを判断する考え方
設備カルテ（Somera）へ移るときの進め方と、移らない選択の考え方

1. 無料アプリ＋Excelで十分な範囲

最初に、移らなくてよい場合を整理します。

SOMPIPE・SOMEQUIPは無料で、測った結果はPDFレポートとして残せます。複数人で同じ手順で測り、PDFを共有フォルダに保存し、Excelで時系列に並べる運用でも、設備や担当者が少ないうちは十分に機能します。進め方はSOMPIPE・SOMEQUIPをチームで使うにまとめています。

次のような状況なら、今の運用を続けるのが合理的です。

管理する設備が少なく、測る頻度も多くない
記録をまとめる担当者が決まっていて、負担に感じていない
過去との比較が、Excelで問題なくできている

SOMPIPE・SOMEQUIPには、複数人の結果を自動で集約する機能はありません。集約は手作業になります。この手作業の負担が許容できるか、そして記録が確実に残っているかが、判断の分かれ目です。

2. 手作業の工数を見積もる

「何台から」という決まった線はありません。職場ごとに、測る頻度も転記の手間も違うからです。そこで、自分の職場の数字で、1か月にかかっている時間を見積もります。

手作業の工数の式：設備数 × 月の測定回数 × 1回あたりの転記・整理時間 ÷ 60 ＝ 1か月の工数（時間）。例として設備10台・月2回・10分なら約3.3時間、設備30台・月4回・10分なら20時間

1か月の工数（時間）＝設備数 × 月の測定回数 × 1回あたりの転記・整理時間（分）÷ 60

「1回あたりの転記・整理時間」には、PDFを開いて値を写す、ファイル名をそろえて保存する、Excelのグラフを更新する、といった作業を含めます。

次の2つの例は、数字を仮に置いた計算例です。

	設備数	月の測定回数	1回あたり	1か月の工数	1年の工数
例①	10台	2回	10分	約3.3時間	約40時間
例②	30台	4回	10分	20時間	240時間

計算の中身は次のとおりです。

例①：10台 × 2回 × 10分＝ 200分＝約3.3時間。これを12か月で約40時間です。
例②：30台 × 4回 × 10分＝ 1,200分＝ 20時間。これを12か月で240時間です。

「1回10分」は仮の数字です。実際の値は、まず1か月、転記にかかった時間をメモして確かめてください。ストップウォッチで測る必要はありません。「今日は転記で何分使ったか」を記録するだけで十分です。

3. 記録の確実性を見る

手間が小さくても、記録が抜けたり間違ったりしていれば、運用は機能していません。工数とは別に、確実性も見積もります。

3.1 記録の完全度

予定していた測定のうち、記録が実際に残っているものの割合です。

記録の完全度（％）＝記録が残っている測定回数 ÷ 予定していた測定回数 × 100

次の2つの例も、数字を仮に置いた計算例です。

例①：設備10台 × 月2回＝予定20回。記録が残っているのが17回なら、17 ÷ 20 × 100 ＝ 85％。
例②：設備30台 × 月4回＝予定120回。記録が残っているのが96回なら、96 ÷ 120 × 100 ＝ 80％。

測ったのに記録が残っていない回は、傾向を見るときの穴になります。「測った記憶はあるが、記録は見当たらない」という回が、どのくらいあるかを数えてみてください。

3.2 転記ミスを確かめる

転記を人が行う以上、写し間違いはゼロにできません。次のように確かめます。

Excelに転記した値のうち、数件を選ぶ
PDFレポートの原本の値と、1件ずつ突き合わせる
誤りがあった件数を数える

数件の抜き取りでも、誤りが見つかれば、全体にも同じ問題が潜んでいる可能性があります。

3.3 探す手間と、形式のばらつき

数字にしにくいものも、確認しておきます。

前回の値をすぐ出せるか：「前回はいくつだったか」を確認するために、複数のPDFやExcelのシートを開いていないか
記録の形式がそろっているか：ファイル名、シートの作り方、メモの書き方が人によって違い、並べて比べられなくなっていないか
比較まで手が回っているか：測っているのに、傾向を見る時間が取れず、その場の判定だけで終わっていないか

4. 工数と確実性の2軸で判断する

工数と確実性を、2つの軸で組み合わせて見ます。

工数（軽い・重い）と確実性（高い・低い）の2軸による判断：工数が軽く確実性が高ければ今の運用を続ける、工数が軽く確実性が低ければ運用を見直す、工数が重く確実性が高ければ人の頑張りに依存している、工数が重く確実性が低ければ移行を検討する

	確実性が高い	確実性が低い
工数が軽い	今の運用を続ける	運用を見直す（抜けやすい）
工数が重い	人の頑張りに依存している（担当が替わると崩れるおそれ）	移行を検討する

工数が軽く、確実性が高い：今の運用で問題ありません。
工数が軽いが、確実性が低い：手間は小さいものの、抜けや誤りが出ています。まず運用ルール（誰が、いつ、どこに記録するか）を見直します。
工数が重いが、確実性は高い：今は担当者の頑張りで回っています。その人が異動や休みで抜けると、崩れるおそれがあります。引き継ぎの観点でも、移行を考える材料になります。
工数が重く、確実性も低い：手作業の運用が、限界に近づいている状態です。移行を検討する段階です。

ここに「何時間以上」「何％以下」という基準線はありません。自分の職場で、許容できる手間と、許容できる抜けの水準は違います。見積もった数字を、自分の基準と照らして決めてください。

5. 設備カルテへ移るときの進め方

移ると決めても、いきなり全設備を移す必要はありません。

Someraは、SOMPIPE・SOMEQUIPの計測エンジンを内部に組み込んでいます。Somera上で計測して「保存」を押すと、結果が設備カルテに記録されます。PDFの保存や転記の作業は不要になります。使い分けの全体像は、SOMPIPEとSOMEQUIPをSomeraに組み込んだ理由で解説しています。

進め方は、小さく始めるのがおすすめです。